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超便利!「Trello」で始めるタスク管理

2022.7.22

  • お役立ち

突然ですが、タスク管理って大変ですよね。
特に複数の人が関わる案件だと、情報がちらばって探すのも一苦労…本来の仕事になかなか集中できない!という状況も多いと思います。

そこで、今回は複雑なタスク管理を簡単にしてくれる「Trello」をご紹介したいと思います。
使い方が非常にシンプルなので、誰でもすぐ使える便利なツールで、弊社でも愛用しています。

ぜひ、「Trello」を使ってタスク管理に悩まされない快適ライフを手に入れてください。

Trelloとは

個人からチームのタスク管理まで、幅広く対応できるツールです。「ボード」「リスト」「カード」という機能を使い、カンバン方式でタスクを管理できるようになっています。

トレロを始めよう

アカウント作成

公式サイトにアクセスし、入力欄にメールアドレスを入力したら「アカウントを制作-無料です。」をクリックします。

 

②サインアップをクリックします。
※「Google」「Microsoft」「Apple」のアカウントでログインすることも可能です。

 

③①で登録したメールアドレスに承認メールが届くので、「メールアドレスを認証」をクリックします。

 

④氏名(Trelloで使うユーザー名)を入力して「サインアップ」をクリックします。

 

⑤ホーム画面が表示されたら登録完了です。

 

Trelloをつかってみよう

アカウントができたら、いよいよ快適なタスク管理の始まりです。
上の画像は、実際にタスク管理をしている画面です。
デモなのでかなり簡単に作りましたが、こんな感じで案件ごとにタスクの管理、進捗の視える化ができるようになります。。
ここから、実際に上の画像のような管理を始めるための手順を紹介していきます。

ボードをつくる

①ホーム画面の「作成」をクリックし、「ボードを作成」をクリックします。

 

②「背景」「ボードタイトル」「公開範囲」を設定したら「作成」をクリックします。
公開範囲で「公開」を選択すると、外部の人からも見えてしまいます。
基本は「ワークスペース」を選択し、個人のタスク管理に使う場合は「非公開」を選択してください。

 

③ボード画面が表示されたら設定完了です。無料プランでは1チームあたり10枚までボードを追加できます。

 

1枚のボードをチームで閲覧・管理したい場合は、「共有する」をクリックし、共有したい人にメールを送るかボードのリンクを共有します。

 

リストをつくる

①デフォルトで用意されているリストを編集し、必要なものを追加します。
リストを追加するときは「もう1つリストを追加」をクリックし、タイトルを入力して「リストを追加」をクリックです。

 

リストはドラッグ&ドロップ感覚で自由に移動できます。

 

リストが完成した状態がこちらです。
WEB制作の工程をリスト化しています。

カードをつくる

①「カードを追加」をクリックし、カードのタイトルを入力したら青い「カードを追加」をクリックします。

カードをクリックすると、詳細な設定ができます。
主な項目は下記の7つですが、必須ではありません。必要に応じて設定してください。

 

・説明
・メンバー
・ラベル
・チェックリスト
・日付
・添付ファイル
・カバー

 

説明

カードタイトルの下にある説明欄はフリーテキストエリアになっていて、お客様の基本情報や要望などを自由に記入できます。
リンクも有効でデザインの参考サイトを入れることもあります。
必要な情報を入れ、保存ボタンを押したら設定完了です。

 

メンバー

タスクごとに担当者を割り当てる機能です。まずは右メニューの「メンバー」をクリックします。
ボードを共有しているメンバーであれば、アイコンと氏名が表示されるので、クリックすればメンバーに追加されます。
ボードを供していないメンバーの場合は、氏名の欄に相手を入力して「メールを送信」をクリックすると招待メールが送られます。

 

ラベル

右メニューの「ラベルを」クリックし、各ラベルの横にある「鉛筆マーク」をクリックします。
「名前」と「色」を設定し「保存」をクリックすればラベルの完成です。
色だけで分ける場合は、上記の設定は不要です。

 

ラベルをクリックすると、カードに設定されます。

 

チェックリスト

カードごとにチェックリストをつくる機能です。業務ごとのタスクを可視化し、進捗状況も把握できるため、おすすめの機能です。
右メニューの「チェックリスト」をクリックし、タイトルを入力して「追加」をクリックします。

 

チェックリストの下にサブタスクを入力します。

 

このカードでは、WEB制作に必要なサブタスクをざっくり設定してみました。
サブタスク横のチェックボックスをクリックすると進捗状況が更新されます。

 

日付

右メニューの「日付」をクリックし「開始日」「期限」「リマインダー」を設定し、「保存」をクリックします。
リマインダーを設定しておけば、タスクの確認漏れを防ぐこともできます。

 

添付ファイル

画像や動画、PDFなど、さまざまなファイルを添付できます。
右メニューの添付ファイルをクリックし、デスクトップやオンラインストレージから直接アップロードします。
ファイルを直接ドラッグ&ドロップしてのアップロードも可能です。

 

カバー

カバーに色やイメージを付ける機能です。タスクにアイキャッチを付けたいときなどに利用します。
右メニューの「ラベル」をクリックし、色もしくはイメージを選択し、サイズを決めたら設定完了です。

 

快適なタスク管理を始めましょう

今回紹介したのは基本的な機能だけですが、自分流にカスタマイズしたり、使い方を応用したりすれば、Trelloだけで複雑なタスクを簡単に管理できます。
集中して仕事をできる時間が増えると、退社時間も早くなり、プライベートの充実するなど、嬉しい効果も期待できます。
ほかにも、いろいろな機能を搭載した便利なツールなので、ぜひ自分流の使い方を探してみてください。