【デモあり】個人タスクの管理もTrelloがおすすめ

弊社でも利用しているタスク管理ツール「Trello」。

チームで情報を共有しながらタスク管理できるのが強みですが、個人のタスク管理にも使えます。

超便利！「Trello」で始めるタスク管理で紹介している機能だけで、すぐ始められます。

私はタスクのほかに、さまざまな情報を管理するためにも使っていますが、タスク管理や情報の確認にかかる時間がかなり短縮されています。
Trelloさえ見れば必要な情報がすべて分かるので、1日中開きっぱなしの状態です。

今回は、私がTrelloをどんな風に使ってタスク管理をしているか紹介したいと思います。
設定方法も説明するので、ぜひ参考にしてください。

この記事が、あなたのタスク管理の助けになれば嬉しいです。

個人タスクの管理を始めよう

上の画像は、実際に私がしているタスク管理の方法です。

メインの業務がライティングなので、それを中心に必要なタスクなどを組んでいます。

リストは「メモ」「ツール」「テンプレート」「お仕事」「終わったお仕事」で分けました。

実際にはもうちょっと細かく組んでいますが、管理方法はまったく同じになります。

ここから、リストをどう分けているかと、カードの設定や使い方を説明したいと思います。

メモ

定期的に確認したい、もしくは必要になる情報を入れています。

画面では3つですが、実際はキレイな画像を作るコツ（知識）、アクセス解析ツールの設定方法（技術）など、いろいろな情報を管理しています。

カードが増えやすい場所なので、カバーつきカードで区切りをつけています。これをするだけでも情報をかなり探しやすくなるので、必要に応じて使ってみてください。

ラベルのつけ方

①カードを開いて右メニューのカバーをクリック

②カバーの色とサイズを選択する

サイズを選択するとき、右のサイズにするとカード全体に色がつくので見やすくなります。

カードの中身

こんな感じでライティングに必要な知識をまとめています。

基本的には、参考になるサイトのURLと、どんなサイトなのか分かる見出しを作っています。

横線は、-（半角）を3回連続で入力すると引くことができます。

ツール

ライティングに必要なテキストチェックツールなど、業務に必要なツールを管理しています。

ほかにも、ブログを書くときに使う画像圧縮ツールや、各種ファイルをPDFに変換するツールなど、定期的に使うものはすべてここで管理します。

カードの中身

リストの中身はこんな感じです。

・ログイン画面
ツールのログイン画面へのリンク

・ログイン情報
ログインするためのID、PASSなど

・使い方参考
使い方を紹介しているブログのリンクなど

ツールを使うために必要な情報を、すべて同じカードに入れています。

テンプレート

私の場合はライティング業務がメインになるので、案件が増えるたびに似たようなタスクが発生します。

毎回カードを作るのが大変なので、テンプレート化しました。新規で作ると地味に時間がかかるので、トータルで考えるとかなりの時間を節約できていると思います。

カードコピーであっという間に量産できるので、テンプレート化はお勧めです。

カードの中身

カードの中身はこんな感じで、テキスト作成に必要な情報が把握できるようにしてあります。

作成リストのチェックボックスをクリックすると終了タスクとなり、進捗状況が更新されます。
タスクが同じ業務が多いなら、リストを作っておくことをお勧めします。

・会社名
お客様の会社名

・業種
お客様の業種

・既存サイト
既存サイトがあれば入力

・テキスト資料保管場所
ヒアリングシートなどの保管場所

・テキスト保管場所
作成したテキストの保管場所

・テキストへの要望
お客様や社内のテキスト作成依頼者からの要望

・テキスト参考資料
同業他社サイトなど、テキスト参考先のURL

・作成リスト
サイトのタイプ別に必須ページをリスト化
案件によって作成ページを適時追加

カードのコピー

①カードにマウスオーバーしたら表示される鉛筆マークをクリック

②タイトル（カード名）を変える

③チェックリストをコピーする場合はチェックを入れる

④カードのコピー先を選択

お仕事

すべての業務タスクを入れてます。

期限が定められていないタスクには自分期限を設定して、業務が溜まらないようにしています。

期限つきカードを自動で並び替える設定をしておけば、タスクの取りこぼしもなくなります。

チェックリストで進捗を管理し、すべてのタスクを完了したら期限のチェックボックスをクリックします。

すべてのチェックボックスをチェックしたら「終了したお仕事」リストに移動します。

自動並び替えの方法

①リスト右上の・・・をクリック

②毎日リストを次で並び替えをクリック

③カレンダー、アクションを設定し「新しいルールを追加」をクリック

※無料プランだとルール実行回数に制限があるため、1日に1回くらいのスケジュールにしておくことをお勧めします。

終わったお仕事

完了したタスクを入れていきます。

すぐにカードが溜まるため、定期的にアーカイブしましょう。

私は月に1度、このリスト内のカードを自動でアーカイブしています。

Trelloの終わったタスクを自動アーカイブする方法で紹介してるので、よければご覧ください。

Trelloを上手に利用してください

今回紹介したのは、私なりのTrelloの使い方ですが、業種や業務内容によって使い方は変わってくると思いますが、使い方によってはどんな業務にも対応できるポテンシャルを持ったツールです。

拡張機能も数多く用意されているので、ぜひあなたにあったTrelloの使い方を見つけてください。