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Trelloの終わったタスクを自動アーカイブする方法
更新日：2023.2.03
公開日：2022.8.02
- お役立ち
タスク管理を簡単にしてくれる、みんな大好きTrello。
そんなTrelloですが、ちょっと面倒だなと思うのが「終わったタスクのアーカイブ」です。
私は個人のタスク管理にも使っていますが、気がついたら終わったタスクが溜まっていて、まとめてアーカイブしていました。
本当はタスクが完了した時点でアーカイブしていけばいいのでしょうが、地味に面倒くさいんですよね…
そんな面倒くさがりな私が導き出した答えが「月1自動アーカイブ」です。
設定はややこしいですが、一度設定すれば、指定したリストに終わったタスクをポポイっと投げておくだけで、Trelloがキレイにしてくれます。
控えめにいって、めちゃくちゃ楽です。
なので、今回は「月1自動アーカイブ」の設定方法を紹介したいと思います！
記事通りに進めれば誰でも設定できますので、ぜひ試してみてくださいね。
これからすること
【デモあり】個人タスクの管理もTrelloがおすすめで作った「自分タスク管理用ボード」の「終わったお仕事リスト」にあるカードを、毎月1日に自動アーカイブするようにします。
手順1. Trelloの情報を取得する
自動アーカイブに必要な「APIキー」「トークン」「リストID」を取得します。
APIキー取得
①Trelloにログインした状態で下記URLにアクセス
②「規約に同意する」にチェックを入れAPIキーを取得する
③表示されたAPIキーを控えておく
トークン取得
①下記URLをブラウザで開く
（<apiキー>は置き換える）
| https://trello.com/1/authorize?key=<apiキー>&name=&expiration=never&response_type=token&scope=read,write |
②ページ下にある許可をクリックしトークンを表示する
③表示されたトークンを控える
リストID取得
①下記のURLを開き、表示されたページから自動アーカイブする「ボードID」を取得する
（<apiキー><トークン>は置き換える）
| https://trello.com/1/members/me/boards?key=<apiキー>&token=<トークン> |
表示されたページにはTrelloの全コードが表示されるので、「Ctrl + F」で対象のボード名を検索します。
今回は「自分タスク管理用ボード」を検索しました。ボード名のすぐ前にIDが出ているので控えておきます。
②下記のURLを開き、表示されたページから自動アーカイブする「リストID」を取得する
（<ボードID><apiキー><トークン>は置き換える）
| https://trello.com/1/boards/<ボードID>/lists?key=<apiキー>&token=<トークン>&fields=name |
これでボード内にあるリストのIDが表示されます。
今回は「終わったお仕事」のリストIDを控えておきます。
手順2. GASでプロジェクトを作る
GASは（Google Apps Script）の略語で、Googleが提供するアプリケーション開発プラットフォームです。
このGASを使って、自動アーカイブするためのプロジェクトを作成します。
GASを開く
①Googleのメニューから「ドライブ」を選択
②Googleドライブの「新規」をクリック
③「その他」 ＞ 「Google Apps Script」をクリック
プロジェクトを作る
①エディタを開き、下記の関数をコピペ
（デフォルトで入っている「function myFunction ( ) { }」は消す）
- function archiveCardsInList() {
- const PROPERTIES = PropertiesService.getScriptProperties().getProperties();
- const DATAS = getCardDatasInList(
- PROPERTIES.API_KEY,
- PROPERTIES.TOKEN,
- PROPERTIES.LIST_ID
- );
- archiveCardsByDatas( DATAS, PROPERTIES.API_KEY, PROPERTIES.TOKEN );
- }
- function getCardDatasInList( apiKey, token, listId ) {
- const URL =
- ‘https://api.trello.com/1/lists/’ + listId + ‘/cards’
- + ‘?key=’ + apiKey
- + ‘&token=’ + token
- + ‘&fields=id,name,dateLastActivity,shortUrl,desc’
- ;
- const RESPONSE = UrlFetchApp.fetch( URL );
- const DATAS = JSON.parse( RESPONSE.getContentText( ‘UTF-8’ ) );
- return DATAS;
- }
- function archiveCardsByDatas( datas, apiKey, token ) {
- datas.forEach( function( data ) {
- const ID = data[“id”];
- const URL = ‘https://api.trello.com/1/cards/’ + ID;
- const PAYLOAD = { ‘key’: apiKey, ‘token’: token, ‘closed’: ‘true’, };
- const OPTIONS = { ‘method’: ‘put’, ‘payload’: PAYLOAD, };
- UrlFetchApp.fetch( URL, OPTIONS );
- } );
- }
②「プロジェクト名」「ファイル名」を変更
③「プロジェクトの設定」をクリック ＞ タイムゾーンを設定 ＞ 「スクリプトプロパティを追加」をクリック
④スクリプトプロパティにプロパティと値を設定する
API_KEY : 手順1で取得したTrelloのAPIキー
TOKEN : 手順1で取得したTrelloのトークン
LIST_ID : 手順1で取得したTrelloのリストID
⑤「トリガー」をクリック ＞ 「トリガーを追加」をクリック
⑥トリガーを設定 ＞ 「保存」をクリック
毎月1日、0~1時の間に自動アーカイブする設定にしていますが、お好みで調整してください。
⑦プロジェクトを実行するアカウントを選択
⑧エラーを解消（でない場合もある）
「advance」をクリック
「（プロジェクト名）に移動」をクリック
⑨Trelloとプロジェクトを紐づける
「Allow」をクリック
トリガーができていたら完了です。
実行してみる
①「エディタ」を開く ＞ 「実行」をクリック
②アーカイブされたことを確認する
お疲れさまでした
これで「月1自動アーカイブ」の設定は完了です。
慣れれば10分くらいで終わるので、必要に応じて設定してみてください。
今回紹介した以外にも、Trelloではさまざまな操作を自動化できます。また、Google拡張機能と連携させることで、ガントチャートが作れたりと、あなた好みにカスタマイズすることもできます。
機能を拡張することで、まだまだ便利になる可能性があります。ぜひ、カスタマイズを楽しんでくださいね。
